Jak zorganizować optymalny home office?

Pandemia wirusa SARS-CoV-2 sprawiła, że większość firm, które miały taką możliwość, przeszło na tryb zdalny. Oznacza to, że pracownicy wykonują swoje obowiązki z domu za pośrednictwem komputera, a czasem telefonu czy tabletu. Biorąc pod uwagę fakt, że taki tryb pracy posiada nie tylko plusy, ale także i minusy, warto się zastanowić, w jaki sposób prawidłowo zorganizować sobie pracę podczas home office. O czym należy pamiętać, aby nasza praca zdalna była jak najbardziej efektywna?

Wady home office

Home office, choć aktualnie często praktykowane, ma swoje dobre i złe strony, z których musimy zdawać sobie sprawę. A więc jakie minusy możemy przypisać pracy zdalnej? Przede wszystkim pracując z domu zaniedbujemy aktywność fizyczną. Rano nie musimy wstawać wcześniej, by dojechać lub dojść do pracy, przez co pozbawiamy się podstawowej dawki ruchu, którą wykonywaliśmy zazwyczaj dwa razy dziennie przed pandemią. Co więcej, home office często przyczynia się zmiany naszego tryby na siedzący – sprzyjają temu nadgodziny, którym tak łatwo się poddajemy podczas home office. Po pracy z kolei zamiast spaceru wybieramy serial na kanapie – takie zaniedbanie pod kątem ruchu bardzo szybko staje się przyczyną tego, że zaczynamy odczuwać bóle pleców, ogólne osłabienie i spadek nastroju. Na pewno niekorzystnie podczas pracy zdalnej wpływa na nas także brak codziennego kontaktu z kolegami z pracy. Często relacje te są zaniedbywane, w efekcie czego zaczynamy czuć się samotni i wyobcowani. Mogą pojawić się także niewystępujące wcześniej problemy i konflikty. Kolejną wadą home office mogą być kwestie stricte techniczne, a więc brak odpowiedniego sprzętu czy stanowiska pracy. Nie każdy pracownik może pozwolić sobie na laptop czy komputer, który sprosta wymaganiom związanym ze specyfiką danej pracy. Przekłada się to oczywiście na efektywność pracownika, a w konsekwencji na satysfakcję przełożonych z wykonywanych przez niego obowiązków. Oczywiście istnieje możliwość zabrania stosownego sprzętu z miejsca pracy – niestety nie zawsze jednak jest to możliwe. Mówiąc o minusach pracy zdalnej warto wspomnieć ponownie o nadgodzinach – często tracimy kontrolę nad upływającym czasem. Nadprogramowa praca może wynikać także z późnego wstawania z łóżka oraz “rozpraszaczy”, których w domu przecież nie brakuje. Na koniec warto należy wymienić jeszcze jedną kwestię, a mianowicie brak spełnienia zawodowego. Przedłużający się home office może stać się przyczyną wypalenia czy też niespełnienia zawodowego wynikających z braku nowych możliwości i poczucia utknięcia w miejscu.

Wśród wad można również znaleźć: nieumiejętne gospodarowanie czasem, słabszą motywację czy nawet fakt, że w domu istnieje zbyt wiele czynników rozpraszających. Niestety, każda forma pracy ma jakieś wady. Jednak jeśli tylko będziemy odpowiedzialni oraz nie zapomnimy o własnym zdrowiu wdrażając aktywny wypoczynek, to na pewno zniwelujemy większość wad! Przejdźmy teraz z kolei do zalet, których – przy odpowiednim podejściu do tego typu pracy – również nie brakuje.

Zalety home office

Jako dobre strony pracy zdalnej z pewnością należy wymienić oszczędność czasu i pieniędzy. Nie tracimy czasu na dojazdy do pracy, które potrafią nieraz zająć znaczną część naszego dnia. W efekcie nie musimy się stresować, że w wyniku korków lub awarii auta spóźnimy się do pracy lub na ważne spotkanie. Nie musimy również wydawać pieniędzy na paliwo lub komunikację miejską, co owocuje bardziej satysfakcjonującym saldem na koncie na koniec miesiąca. Home office wiąże się także z pewną elastycznością – oczywiście nie zawsze – jeśli chodzi o godziny pracy. W razie potrzeby nagłego wyjścia z domu i załatwienia jakichś spraw, po prostu niezrealizowane godziny pracy nadrobimy w dalszej części dnia. Wiele osób uważa także, że praca w domu sprzyja produktywności i skupieniu na wykonywanych obowiązkach. Współpracownicy, choć zapewniają nam towarzystwo w pracy, mogą jednak także przeszkadzać. Głośno chodzący ekspres do kawy, trzaskanie drzwiami, ciągłe telefony czy rozmowy za ścianą mogą rozpraszać – w domu, mając odpowiednie warunki, z powodzeniem unikniemy wszystkich tych bodźców. Niewątpliwą zaletą home office jest także brak stałej kontroli ze strony przełożonych – sam tego fakt działa na nas odprężająco, co niekoniecznie przekłada się na zaniedbywanie obowiązków, a na większą produktywność wynikającą z braku poczucia ciągłej presji. W rezultacie powierzone zadania możemy realizować znacznie szybciej, ciesząc się dodatkową godziną czasu wolnego.

Analizując powyższe argumenty, należy uznać, że home office jest zarówno dobry, jak i zły – wszystko zależy od naszego podejścia i odpowiedniej organizacji czasu pracy w domu. Jak zatem prawidłowo zorganizować home office, aby cieszyć się jedynie pozytywami wynikającymi z tego trybu pracy? Oto najważniejsze zasady.

Po pierwsze – równowaga

Pierwsza i najważniejsza zasada – czas w pracy to czas w pracy, a czas w domu to czas w domu i nie łączmy tego! Pomimo, że teraz nasze biuro oraz cały sprzęt jest miejscu, w którym mieszkamy to nie zapominajmy o umiejętnym balansie lub też inaczej równowadze w home office. Jak go osiągnąć?

• Ustalmy godziny pracy – na początku musimy jasno postanowić, o której zaczynamy i o której kończymy pracę. Jest to ważne z punktu widzenia organizacji całego dnia. W tym czasie powinniśmy wykonać powierzone nam zadania, a gdy skończymy je szybciej – zająć się nowym lub odpocząć. Oczywiście w czasie ośmiu godzin pracy w domu musimy uwzględnić sobie przerwy. To właśnie one pozwalają naszemu umysłowi przez chwilę odpocząć oraz odświeżyć punkt widzenia na daną sprawę.
• Poinformujmy rodzinę – często pracując w domu domownicy ciągle coś od nas chcą – mąż, rodzice albo dzieci. Warto więc powiedzieć im, że w tym czasie nie możemy im pomóc. Wszelkimi problemami domowymi zajmiemy się, gdy tylko zakończy się czas pracy.
• Znajdźmy odpowiedni kącik do pracy – ważne jest, aby nie pracować w salonie czy sypialni, na kolanie lub stole, gdyż jest to niewygodne, źle wpływa na kręgosłup, ale także i na efektywność naszej pracy. Warto zatem przygotować sobie biurko w osobnym pokoju lub wygospodarować fragment sypialni, który będzie stricte przeznaczony do wykonywania obowiązków zawodowych.

Odpowiednie godziny oraz miejsce sprawią, że poczujemy obowiązek podobny do tego, gdy chodziliśmy do pracy, dzięki czemu nasza efektywność znacznie wzrośnie. Dodatkowo poprzez zachowanie równowagi home office nie wpłynie na nasze plany – w końcu zaraz po pracy możemy oddać się innym, domowym aktywnościom!

 Po drugie – ergonomia

W skrócie druga zasada mówi o odpowiednich warunkach w miejscu pracy – dotyczy to zarówno bezpieczeństwa, jak i wygodnego, dopasowanego do indywidualnych potrzeb pracownika biurka czy monitora. To właśnie ustala ergonomia, o którą także powinniśmy zadbać w domu. Home office powinien być funkcjonalny, a więc znajdźmy sobie trochę miejsca i właściwie je zagospodarujmy. W pierwszej kolejności zadbajmy o meble – biurko, krzesło lub fotel oraz opcjonalnie niewielki regał na dokumenty, które powinniśmy mieć pod ręką. Jeśli chodzi o biurko, to powinno być dopasowane do naszego wzrostu. Na rynku dostępne są biurka z regulowanym kątem oraz wysokością, która bez trudu można dopasować – zadbamy w ten sposób o nasz kręgosłup. Na uwadze powinniśmy mieć również fakt, że długie siedzenie ma wyjątkowo zły wpływ na nasze plecy, a samo biurko nie zapewni nam odpowiedniej postawy. Wybór krzesła jest równie ważny, a przy jego wyborze należy zwrócić uwagę na jak największy zakres regulacji, podłokietniki oraz jego dopasowanie do naszego kręgosłupa. W ten sposób nasz home office nie przyczyni się do powstania problemów z kręgosłupem. Warto wiedzieć, że dla ergonomicznego stanowiska pracy kąt pochylenia ekranu również ma znaczenie! Powinniśmy go ustawić w sposób prawidłowy oraz zadbać o sprzęt – myszkę oraz klawiaturę, na których będzie nam się wygodnie, w naturalnej pozycji pracować. Oczywiście pamiętajmy o sprzątaniu biurka, ponieważ porządek sprzyja produktywności.

Po trzecie – kontakt

Home office w pewnym sensie zabiera nam kontakt z kolegami oraz koleżankami z pracy, co może znacząco wpłynąć na jej jakość, zwłaszcza jeśli mówimy o pracy zespołowej. Warto więc używać różnych komunikatorów do przeprowadzania zdalnych spotkań, które nie będą polegać tylko na wymianie tekstowych wiadomości. Może to w pewien sposób wpłynąć na morale zespołu, ale także i pomoże utrzymać znajomości. Warto także zaznaczyć, że taka wideorozmowa jest najlepszym rozwiązaniem, gdyż widzimy twarz drugiej osoby i pomimo specyficznych warunków otrzymujemy namiastkę normalności. W ten sposób łatwiej omówimy cały projekt czy podzielimy się pracą. Dobrymi komunikatorami będzie Skype, Microsoft Teams czy Zoom, które zapewnią komfort rozmowy oraz optymalną jakość połączeń.

Po czwarte – rozpraszacze

Słowo to oznacza nic innego, jak rzeczy, które obniżają poziom naszego skupienia poprzez odciąganie naszej uwagi od rzeczy ważnych. Pracując na komputerze bardzo łatwo w przeglądarce otworzyć nową zakładkę i wejść na Facebook’a, Netflix’a czy Youtube’a. W ten łatwy sposób marnujemy czas na wykonanie powierzonego nam zadania, a ponadto obniżamy swoją koncentrację oraz często chęci – zwyczajnie później nie chce nam się wracać do obowiązków. Do typowych rozpraszaczy w domu równie dobrze należeć mogą chociażby okno, radio czy telewizor. O ile niektóre z rozpraszaczy łatwo wyeliminować – wyłączenie urządzenia, praca z dala od okna czy wyeliminowanie źródła przeszkadzającego dźwięku, to na przykład ciężko zignorować zwierzęta domowe czy dzieci. Jeśli więc mamy taką możliwość, zamknijmy drzwi lub zostawmy podopiecznych pod opieką innego domownika. Jednak co w przypadku, gdy nie możemy nic zrobić? Otóż wtedy najlepiej włączyć spokojną muzykę, która nas zrelaksuje oraz wpłynie na koncentrację – najlepsza będzie instrumentalna lub klasyczna. Dobrym pomysłem będzie zakup rośliny! Dowiedziono, że mają one pozytywny wpływ na efektywność naszej pracy, co pokazują badania Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego (APA). Ich działanie polega często na przynoszenie ulgi oczom po długim patrzeniu w ekran, a ponadto nawilżają powietrze.

Poznaj tajniki work-life balance

Work-life balance to sposób zarządzania czasem, który ma pomóc nam znaleźć równowagę między pracą a domem i życiem prywatnym. Home office sprawia, że nasze biuro przenosi się do domu, przez co często zapominamy o swoim życiu prywatnym, a nawet i zdrowiu. Oczywiście powyższe cztery zasady również wliczają się do work-life balance. O czym jeszcze warto pamiętać?

1. Nie pracuj w piżamie – aby poczuć, że się pracuje należy choć w minimalnym stopniu zachować pozory – schludnie ubrać, uczesać się, a nawet zrobić lekki makijaż.
2. Nie pracuj w łóżku – to najgorsze, co można zrobić. Najlepiej pracować przy swoim stanowisku, które pozwala nam się właściwie zorganizować podczas pracy oraz zapewnia odpowiednie podparcie kręgosłupa.
3. Nie zapominaj o posiłkach – pracując w domu łatwo stracić poczucie czasu i przegapić porę na lunch, dlatego też ustawmy sobie przypomnienie. Zadbajmy również, aby posiłki były zdrowe i lekkostrawne, gdyż pracując w domu mało się ruszamy.
4. Nie zapomnij o aktywności fizycznej – nasze mięśnie również potrzebują wzmocnienia oraz relaksu, co zapewnią im na pewno ćwiczenia. Rozciąganie, rower, spacer? Każda forma ruchu jest dobra!
5. Pamiętaj o odpowiedniej pozycji ciała – siedząc na fotelu starajmy się utrzymać prostą sylwetkę – “wyginanie się” skutkuje tylko niepotrzebnymi spięciami i w konsekwencji bólami karku czy pleców.
6. Wietrz pomieszczenie – praca w wywietrzonym pokoju jest niezwykle przyjemna, gdyż pozytywnie wpływa na pracę naszego mózgu oraz kreatywność.

Stosując te zasady na pewno wyeliminujemy wszelkie wady home office oraz sprawimy, że będzie on optymalny, a nasza praca nie tylko komfortowa, ale także i efektywna.

Praca zdalna to coś, na co niektórzy w związku z trwającą pandemią są niestety skazani. To, czy odnajdziemy w tej formie pracy więcej zalet czy wad, tak naprawdę zależy tylko od nas i jeśli zadbamy o odpowiednią organizację, miejsce pracy, prawidłową komunikację oraz wyeliminujemy rozpraszacze na pewno osiągniemy sukces. Przy odrobinie zaangażowania home office może okazać się dobrym rozwiązaniem!