Coraz częściej w dobie XXI wieku, w którym dominuje cyfryzacja życia, różne organizacje decydują się na home office. Zwłaszcza teraz, kiedy weszliśmy w specyficzny okres związany z pandemią, rozwiązanie to stosowane jest na bardzo szeroką skalę – obecnie częściej możemy usłyszeć, że ktoś pracuje w domu, aniżeli stacjonarnie. Na pierwszy rzut oka taka możliwość wydaje się być korzystną opcją – nie trzeba wstawać wcześnie rano i stać godzinami w korkach. Wystarczy obudzić się chwilę przed rozpoczęciem pracy i włączyć laptopa. \czy jednak praca z domu naprawdę jest taka łatwa i bezproblemowa, jaką mogłaby się wydawać? Ma to na pewno swoje plusy, ale istnieje również sporo negatywnych aspektów takiego trybu pracy. Aby home office było równie efektywne należy przestrzegać kilku zasad, o których piszemy poniżej.
Home office – kiedyś i dziś
Home office, inaczej praca zdalna, to nic innego jak wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą firmy. Tak naprawdę, pracując w tymże trybie możemy działać z dowolnego wybranego przez nas miejsca, w którym posiadamy dostęp do szybkiego internetu – nie musi odbywać się to koniecznie w naszych domach. W tym celu wykorzystujemy niezbędne środki komunikacji elektronicznej, dzięki którym możliwe jest wypełnianie powierzonych nam zadań w taki sam sposób, jak ma to miejsce w przypadku pracy z biura. Pomimo, iż w obecnych czasach wykorzystuje się takie rozwiązanie bardzo często, nie jest ono niczym nowym – rozpowszechnione było już w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych. Przyczyną jego wdrożenia był kryzys paliwowy, który zmusił pracowników różnych organizacji do pozostania w swoich miejscach zamieszkania i realizowania z nich swoich ówczesnych obowiązków. Odbywało się to za pośrednictwem kuriera, któremu przekazywano wypełnione dokumenty, a ten następnie transportował je do siedziby ich firm. Aktualnie, dzięki rozwojowi technologii, praca zdalna wygląda zupełnie inaczej i nie wymaga angażu osób trzecich, a przepływ informacji między pracownikami odbywa się w mgnieniu oka przy użyciu różnych dostępnych aplikacji. Bardzo często wykorzystuje się do tego usługi, które umożliwiają konwersację, prowadzenie spotkań i nawiązywanie połączeń video oraz współpracy w jednym, wirtualnym miejscu. Dzięki temu taka forma pozwala na niezwykle efektywne prowadzenie działań niewymagających wyjścia z domu.
Praca zdalna – zalety i wady
Nie ulega wątpliwości, że praca w domu obfituje w wiele korzyści, choć równocześnie wiążą się z nią pewne ograniczenia – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Największym plusem, który z pewnością docenia wiele osób, jest fakt, że nie trzeba wstawać tak wcześnie, jak ma to miejsce w przypadku pracy w biurze. Najbardziej cieszymy się z takiej możliwości zwłaszcza w okresie jesienno-zimowym, w którym to pogoda nie rozpieszcza, a wizja wstawania o porze, kiedy na dworze jest jeszcze ciemno i zimno, sprawia, że odechciewa nam się wszystkiego. Do tego dochodzą korki na drogach czy tłumy w tramwajach – wówczas home office jawi się jako zbawienny pomysł. Kolejnym pozytywnym aspektem takiej formy wykonywania służbowych obowiązków jest wzrost efektywności pracowników. Badania pokazują, że pracując zdalnie, bardziej skupiamy się na osiągnięciu danego celu, aniżeli na wypracowaniu odpowiedniej liczby godzin, jak ma to miejsce przy tradycyjnej formie. Oznacza to, że często przekraczamy swój normowany czas na rzecz wypełnienia wszystkich powierzonych nam zadań. Z punktu widzenia pracodawcy jest to korzystne rozwiązanie, natomiast dla pracownika już niekoniecznie, gdyż może to zaburzyć jego tzw. work-life balance. Minusem zaś dla firmy, a przy tym plusem dla pracującego z domu, jest brak wzmożonej kontroli – organizacja nie jest w stanie nadzorować pracowników w takim stopniu, jak trybie stacjonarnym, dzięki czemu nie odczuwa się takiej presji oraz wynikającego z niej napięcia. Wiadomo, że stres jest największym wrogiem człowieka, który wpływa negatywnie na wydajność oraz możliwości poznawcze – w domu możemy się od niego uwolnić, choćby w minimalnym stopniu. Jednakże istnieje druga strona medalu tego aspektu – przy braku jakiejkolwiek kontroli, często tracimy motywację do pracy i rozleniwiamy się odkładając wszystko na ostatnią chwilę. Wydaje nam się, że na wszystko mamy czas, tymczasem deadliny gonią nas nieubłaganie, a po drodze pojawiają się dodatkowe zadania do wykonania. W efekcie nierzadko musimy pracować po nocach, nadrabiając stracone godziny.
Zorganizuj się!
Nie od dziś wiadomo, że umiejętność organizacji czasu pracy to podstawa. Jednak jeszcze większe znaczenie ma ona wówczas, gdy praca odbywa się w domu. Ważne jest, abyś przed przystąpieniem do jakiejkolwiek czynności, rozpisał swoje codzienne obowiązki, a następnie rozplanował je w czasie organizując go sobie umiejętnie. W tym celu przydatny może być planer – zainwestuj w kalendarz, w którym będziesz mógł dokładnie rozpisywać zadania oraz szacowany czas ich wykonania i trzymaj się go sztywno. Wiadomo, że w domu bardzo dużo rzeczy potrafi rozpraszać i często wykonanie jakiejś domowej czynności w trakcie pracy może wydawać się lepszym pomysłem. Jednakże odstępstwa od zasad mogą wprowadzić totalną dezorganizację pracy, przez co nie zdążysz wykonać na czas powierzonych zadań. Pamiętaj, że home office nie zwalnia Cię z dotychczasowych obowiązków i musisz mieć na uwadze, że – mimo iż w innej formie – w wyznaczonych przez pracodawcę godzinach jesteś w pracy. To połowa drogi do tego, aby Twoja praca była efektywna. Alternatywą dla tradycyjnego planera mogą być nowoczesne rozwiązania, takie jak różnorodne aplikacje na telefon, pozwalające ułatwić całą biurową logistykę. Często posiadają bowiem notatnik, w którym możesz zapisywać swoje priorytety na dany dzień, a po ich ukończeniu odhaczyć je jako gotowe, co znacznie ułatwi całe przedsięwzięcie. Dzięki temu znacznie poprawisz efektywność swojej pracy. Poruszając kwestię organizacyjną, warto także wspomnieć o ustaleniu jednego miejsca w domu, w którym będziesz codziennie pracować – może się to wydawać rzeczą banalną, jednakże naprawdę odgrywa istotną rolę. Zorganizuj sobie krzesło i biurko, które będzie służyło Ci do służbowych czynności. Nie pracuj na kanapie przed telewizorem, bądź w swojej sypialni z łóżka – taka wizja z pewnością przemawia do wielu z nas i wydaje się idealnym połączeniem pracy z odrobiną relaksu, natomiast w rzeczywistości hamuje Twoją produktywność. Postaraj się też usunąć ze swojego otoczenia wszystkie cyfrowe urządzenia, które mogą dekoncentrować. Taka organizacja czasu i miejsca pracy to już połowa sukcesu.
Zadbaj o szybkie łącze
Bardzo istotne przy pracy zdalnej jest dobre łącze internetowe o wysokiej przepustowości. Chyba każdy z nas doświadczył sytuacji, w której nagle nasze połączenie z internetem zostało przerwane, w efekcie czego nie mogliśmy dokończyć ulubionego filmu lub serialu, bądź zmuszeni byliśmy do zaprzestania jakiejkolwiek innej czynności wymagającej do niego dostępu. Jak można się domyślić – praca w domu wymaga, abyśmy nieustannie byli dostępni online w celu wykonywania wszelkich niezbędnych operacji, w zależności od branży, w jakiej działamy. Musimy też mieć bieżący kontakt ze swoimi przełożonymi czy współpracownikami w celu sprawnej wymiany informacji. Tak więc szybki internet umożliwiający nam niezakłócone wykonywanie zadań jest absolutną podstawą w takiej sytuacji. Przechodząc zatem na home office należy w pierwszej kolejności sprawdzić szybkość swojego łącza, aby uniknąć nieoczekiwanych zdarzeń związanych z jego niedostateczną jakością, takich jak np. przerwanie wideokonferencji podczas ważnego zebrania służbowego lub niemożność przesłania jakiegoś raportu bądź innego, ważnego pliku. Istotne jest także, abyś zadbał o alternatywne połączenie z siecią „na wszelki wypadek” – nawet jeśli Twój internet domowy działa bez zarzutów. Z pracą w domu wiążą się różnego rodzaju ograniczenia, a jednym z nich może być przerwa w dostawie prądu lub prace remontowe w bloku mogące skutkować przerwaniem dostępu do sieci. Warto więc posiadać inne źródło umożliwiające połączenie z internetem, takie jak np. hotspot w telefonie. Pozwoli Ci to na zaoszczędzenie nerwów i uniknięcie nieoczekiwanych „niespodzianek”, na które my sami nie mamy wpływu.
Wprowadź zasady
Przechodząc na pracę zdalną często przychodzi nam zmierzyć się ze sporym wyzwaniem, jaką jest obecność domowników. Oczywistym jest, że raczej nie wpływa ona pozytywnie na naszą wydajność i powoduje, że łatwo ulegamy dekoncentracji. Przede wszystkim, w miarę możliwości, zadbajmy o izolację – wybierz jedno pomieszczenie, w którym będziesz pracować, zaznaczając, że w określonych godzinach jest niedostępne dla innych. Początkowo może wydawać się to trudne, zwłaszcza gdy masz dzieci, jednakże musisz konsekwentnie egzekwować reguły, aby zmaksymalizować swoją efektywność. Wytłumacz wszystkim, że są to Twoje godziny w pracy i poproś, aby każdy to uszanował i nie przeszkadzał. Oczywiście poza godzinami pracy poświęć swój czas rodzinie. Ustalenie zasad dotyczy także stricte organizacji – jeżeli jesteś na stanowisku kierowniczym, musisz wprowadzić jasne reguły, aby nikt z podwładnych nie miał wątpliwości, w jaki sposób odbywa się rozliczanie z codziennego wykonania zadań. Jest to niezwykle ważny aspekt w partnerskim podejściu do współpracowników.
Nie daj się zwariować
Z pracą w domu wiąże się jeszcze jedna, szalenie niebezpieczna pułapka – zatracanie kontaktów i umiejętności interpersonalnych. Gdy człowiek całymi dniami przesiaduje zamknięty w czterech ścianach przed ekranem komputera, zaczyna powoli wycofywać się z bezpośrednich relacji z innymi. Aby nie dopuścić do takiego stanu rzeczy, należy pamiętać o pielęgnowaniu relacji z bliskimi oraz współpracownikami. Dobrym pomysłem będzie organizacja integracyjnych wyjść lub niezwiązanych z pracą rozmów na wideoczacie poza godzinami pracy. Pamiętaj również o jak najczęstszym ruchu i wychodzeniu z domu, chociażby na spacer, aby zaczerpnąć nieco świeżego powietrza. Wiadomo, że dom jest naszym azylem, miejscem, do którego zawsze chętnie wracamy – nie bez powodu powiedzenie „nie ma to jak w domu” jest aktualne, pomimo upływającego czasu. Jednakże w momencie, kiedy spędzamy w nim cały swój czas, nie tylko ten wolny, lecz również związany z pracą, nie jest to pozytywne dla naszego zdrowia psychicznego. Wręcz przeciwnie – taki stan rzeczy może bardzo negatywnie wpłynąć na jego postrzeganie, sprawiając, że będzie nam się kojarzył tylko z pracą. Dlatego też starajmy się nie praktykować „nadgodzin”, zostawiając czas dla nas samych i dla naszych rodzin. Pracując w takiej formie czasem trudno jest rozgraniczyć życie osobiste od zawodowego, jednak trzeba pamiętać o zachowaniu zdrowego balansu.
Podsumowując, praca zdalna jest świetną możliwością, którą dał nam rozwój technologii. Przechodząc na home office należy jednak zadbać o właściwą organizację czasu wykonywania służbowych obowiązków. Praca w domu nie jest jednak tak łatwa, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka i wiąże się z nią wiele pewnych ograniczeń i pułapek, jednakże stosując się do powyższych wskazówek, może być ona równie efektywna, co tradycyjny model pracy.
